Digitalización basada en reconocimiento óptico de caracteres para mejorar la disponibilidad de actas de evaluación en la UGEL San Martín

Abstract

Digitalización basada en reconocimiento óptico de caracteres para mejorar la disponibilidad de actas de evaluación en la UGEL San Martín La presente investigación tuvo como objetivo general determinar en qué medida la digitalización basada en reconocimiento óptico de caracteres mejora la disponibilidad de actas de evaluación en la UGEL San Martín. El estudio fue de tipo aplicada, enfoque cuantitativo y un diseño pre-experimental, donde se evaluó la accesibilidad y disponibilidad de las actas antes y después de la digitalización. Para ello, se utilizó el software OCR Tesseract para convertir las actas físicas en documentos digitales almacenados en una base de datos SQL, lo que facilitó su búsqueda y manipulación. En cuanto a los resultados, antes de la digitalización, el tiempo promedio para localizar las actas era de 903,53 seg, y el 55% de los funcionarios consideraba la disponibilidad de las actas como "regular". Tras la implementación de OCR, el tiempo de localización se redujo a 118,07 seg, evidenciando una mejora notable en la optimización del proceso de visado de certificados de estudios. Además, la percepción sobre la disponibilidad de las actas cambió, con un 82% de los funcionarios calificándola como "alta". Se concluye que la digitalización basada en OCR mejoró significativamente la accesibilidad y disponibilidad de las actas de evaluación en la UGEL San Martín, debido a que el p-valor (0,000 y 0,035, respectivamente) fue menor al nivel de significancia (0,05). Por lo tanto, este estudio resalta la relevancia de implementar tecnologías OCR en la gestión administrativa para mejorar la eficiencia y accesibilidad documental.Digitization based on optical character recognition to improve the availability of evaluation records at UGEL San Martín The general objective of this research was to determine to what extent digitization based on optical character recognition improves the availability of evaluation reports in the UGEL San Martin. The study was applied, with a quantitative approach and a pre-experimental design, where the accessibility and availability of the minutes before and after digitization was evaluated. For this purpose, the OCR Tesseract software was used to convert the physical minutes into digital documents stored in a SQL database, which facilitated their search and manipulation. In terms of results, before digitization, the average time to locate the transcripts was 903.53 sec, and 55% of the officers considered the availability of the transcripts as “regular”. After the implementation of OCR, the localization time was reduced to 118.07 sec, evidencing a notable improvement in the optimization of the transcript visa process. In addition, the perception of the availability of transcripts changed, with 82% of the officers rating it as “high”. It is concluded that OCR-based digitization significantly improved the accessibility and availability of evaluation records at UGEL San Martin, since the p-value (0.000 and 0.035, respectively) was lower than the significance level (0.05). Therefore, this study highlights the relevance of implementing OCR technologies in administrative management to improve the efficiency and accessibility of documents.